En muchas empresas, el uso de dispositivos y herramientas personales como móviles, portátiles o cuentas de correo privadas para actividades laborales se ha convertido en una práctica habitual. Lo que a primera vista parece una solución cómoda o rápida, puede esconder serios riesgos en materia de protección de datos.
Esta práctica tiene nombre: Shadow IT.
¿Qué es la Shadow IT?
Se refiere al uso de tecnología (dispositivos, aplicaciones, servicios en la nube…) sin el conocimiento ni la aprobación del departamento de sistemas o responsables de seguridad. Cuando los empleados actúan por su cuenta, aunque sea con buena intención, los datos personales y corporativos salen del perímetro de control de la empresa.
¿Qué implica esto para tu empresa?
- Falta de trazabilidad: La empresa no sabe dónde están los datos ni quién accede a ellos.
- Medidas de seguridad insuficientes: Los dispositivos personales rara vez cumplen con los estándares del RGPD.
- Riesgo de brechas: En caso de incidente, es más difícil detectarlo, contenerlo o notificarlo a tiempo.
- Posibles sanciones: La Agencia Española de Protección de Datos puede sancionar por no garantizar un tratamiento adecuado de los datos personales.
¿Cómo prevenir el riesgo de la Shadow IT?
- Establecer una política clara de uso tecnológico: Define qué está permitido y qué no.
- Formar y concienciar al equipo: La prevención empieza por la educación.
- Dotar de herramientas seguras y oficiales: Si no se ofrecen soluciones eficaces, los empleados buscarán alternativas por su cuenta.
- Supervisión y auditoría continua: Monitorizar el uso de tecnologías ayuda a detectar riesgos antes de que sea tarde.
La Shadow IT no es solo un problema técnico, es un riesgo estratégico y legal. Ignorarla puede salir caro. Adoptar una cultura de seguridad y ofrecer soluciones adecuadas es la mejor forma de proteger los datos… y a la empresa.
