¿Qué hacer con los currículums según el RGPD?
Recibir currículums por correo electrónico, a través de la web o incluso en papel es una práctica habitual en cualquier empresa. Sin embargo, muchas organizaciones desconocen que estos datos personales deben tratarse conforme al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Una mala gestión puede derivar en reclamaciones o sanciones, especialmente si los datos se conservan durante años o se utilizan para fines distintos a los informados al candidato.
Un currículum contiene datos personales
Cuando una persona envía su CV está facilitando información como:
- Nombre y apellidos.
- Teléfono y correo electrónico.
- Formación académica.
- Experiencia laboral.
- En algunos casos, fotografía o certificados.
Toda esta información está protegida por la normativa de protección de datos y la empresa debe tratarla de forma adecuada.
¿Es necesario pedir consentimiento?
No siempre.
Si el candidato envía voluntariamente su currículum para participar en un proceso de selección, la empresa puede tratar esos datos para valorar su candidatura.
No obstante, el candidato debe conocer cómo se tratarán sus datos mediante la información de protección de datos correspondiente.
¿Cuánto tiempo pueden conservarse?
Uno de los errores más frecuentes es guardar los currículums indefinidamente.
Si el proceso de selección finaliza y la empresa quiere conservar el CV para futuras vacantes, deberá establecer un plazo de conservación razonable y mantener informado al candidato.
Conservar currículums durante años sin ningún criterio puede incumplir el principio de limitación del plazo de conservación establecido por el RGPD.
¿Quién puede acceder a los currículums?
El acceso debe limitarse únicamente al personal encargado de los procesos de selección.
No es recomendable compartir currículums por correo con empleados que no participan en la contratación ni almacenarlos en carpetas accesibles para toda la empresa.
¿Y si los currículums llegan desde la página web?
En ese caso, el formulario debe incluir la información sobre protección de datos y recoger únicamente la información necesaria para el proceso de selección.
Además, la empresa debe garantizar que esos datos se almacenan de forma segura.
Errores habituales
Estos son algunos de los fallos más comunes:
- Guardar todos los currículums para siempre.
- No informar al candidato sobre el tratamiento de sus datos.
- Compartir los CV con personas ajenas al proceso de selección.
- Imprimir currículums y dejarlos sobre mesas o zonas comunes.
- Utilizar un currículum para otro proceso distinto sin informar al candidato.
Una buena gestión evita problemas
Gestionar correctamente los currículums no solo ayuda a cumplir el RGPD, sino que también transmite una imagen profesional y genera confianza entre los candidatos.
Revisar los procedimientos de selección, limitar el acceso a la información y establecer políticas claras de conservación son medidas sencillas que reducen riesgos y mejoran el cumplimiento normativo.
